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Découvrez dans ce tutoriel comment synchroniser votre calendrier de rendez-vous avec les calendriers Google et Outlook.
Dans le tableau de bord de votre site web, dans la colonne de gauche, cliquez sur l'onglet Amelia "Réglages". Ouvrez la section "Intégrations" en cliquant sur le bouton "Voir les réglages"
Dans le panneau latéral à droite, choisissez le calendrier que vous souhaitez synchroniser : Google Calendar ou le calendrier Outlook
Google Calendar
Insérez les identifiant, mot de passe et l'URI de redirection que vous aurez au préalable configuré dans la Google Cloud Console.
Si vous rencontrez des difficultés pour réaliser cette étape, vous pouvez suivre la documentation pas à pas en cliquant sur le bouton dans votre tableau de bord ou en suivant ce lien.
Indiquez les champs que vous voulez faire apparaître dans votre calendrier quand vous ajoutez un rendez-vous ou un événement.
Attention, les shortcodes entre % ne doivent pas être traduits ou modifiés, ce sont des champs prédéfinis qui servent à faire afficher des informations dynamiques comme le nom du service ou sa description.
Champs prédéfinis
Tous les shortcodes utiles que vous pouvez insérer dans ces champs se trouvent regroupés dans la liste en bas, il vous suffit de faire un copier/coller de chaque champs que vous désirez voir figurer dans votre calendrier.
Google Meet
Activer cette option si vous désirez inclure Google Meet dans le rendez-vous ajouté au calendrier.
Rendez-vous en attente
Lorsque cette option est activée, les rendez-vous en attente seront ajoutés au calendrier
Ajouter les participants à l'événement
Activez cette option si vous souhaitez que vos employés voient les clients qui assistent au rendez-vous dans l'événement Google. Vous pouvez partager un événement avec des clients en les ajoutant en tant que participants. Cela place l'événement sur leur calendrier. Les clients ne pourront pas voir les autres participants du même rendez-vous dans le calendrier Google.
Autoriser les clients à voir les autres participants
Si cette option est activée, chaque client qui ajoute le rendez-vous de groupe à son calendrier verra les autres clients comme participants dans la liste.
Envoyer un email d'invitation à un événement
Cette option vous permet d'envoyer un e-mail d'invitation aux clients, mais uniquement si l'option "Ajouter des participants à un événement" est activée.
Supprimer les créneaux déjà occupés
Activez cette option si vous souhaitez supprimer les créneaux occupés de votre agendas. Les plages horaires proposées sur le site seront synchronisées à chaque fois qu'un créneau sera occupé dans votre calendrier Google. Pensez bien à définir le statut des événements dans le calendrier Google sur "Occupé".
Inclure la durée tampon dans les événements Google
Si vous activez cette option, les durées tampons avant et après les rendez-vous seront ajoutées avec le rendez-vous dans votre calendrier Google.
N'oubliez pas d'enregistrer pour sauvegarder vos modifications
Calendrier Outlook
Identifiants de connexion
Insérez dans ces champs l'ID de l'application, le mot de passe et l'URI de redirection que vous devrez au préalable configurer dans le portail Azur de Microsoft.
En cliquant sur ce lien, vous aurez accès à la documentation concernant la marche à suivre pour obtenir vos identifiants et mot de passe à insérer dans ces champs.
En ce qui concerne ces autres options, elle sont identiques à celles du Google Calendar.
N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications avant de quitter.
Connectez les employés à leurs comptes Google
Si vous avez des employés ou des associés, vous avez la possibilité de synchroniser le calendrier pour chaque employé. Pour cela, chaque employé doit se connecter au backend Wordpress ou au tableau de bord des employés et se connecter à son calendrier Google pour que la synchronisation fonctionne.
Synchronisation du calendrier de vos employés
Pour ce faire, ils doivent ouvrir la boîte de dialogue Employé (ou la page Mon profil sur le panneau Employé) et de cliquer sur le bouton à côté de l'option Google Agenda. Ils seront ensuite redirigés pour choisir leur compte Google. Une fois qu'ils l'ont choisi, ils seront renvoyés à leur profil dans le plugin Amelia avec l'e-mail Google Calendar sélectionné. Si le compte est connecté avec succès, le bouton doit changer de couleur du bleu au rouge.
Si vous rencontrez des difficultés dans la synchronisation de votre calendrier, n'hésitez pas à contacter notre support et à ouvrir un ticket, nous vous répondrons dans les plus brefs délais
